ASUKASTIEDOT KUNTOON

Tietopalvelua taloyhtiöille
Vuonna 1997 perustettiin maistraattien, Väestörekisterikeskuksen sekä kiinteistö- ja isännöintialan yhteinen työryhmä kehittämään asukastietopalvelua sekä selvittämään taloyhtiöiden tietotarpeet. Tämän yhteistyön hedelmänä syntyi maistraattien tarjoama asukastietopalvelu.

Kaikki tarvittavat tiedot
Maistraatin asukasluettelot vastaavat talonkirjoja. Vuoden 1994 Kotikuntalain (201/94) muutoksen jälkeen taloyhtiöt eivät ole olleet velvollisia entiseen tapaan pitämään talonkirjoja, vaan muuttajien ilmoitusten vastaanotto ja tallentaminen väestötietojärjestelmään siirtyi maistraateille.

Asukastietopalvelu pitää sisällään huoneistokohtaiset asukastiedot, huoneistotiedot ja rakennustietoja. Asukasluettelot voidaan toimittaa luettelona tai levykkeellä. Luettelot toimitetaan asukastilanteen tarkistamista varten. Luetteloiden tarkoituksena on antaa taloyhtiöille ajantasaiset tiedot taloyhtiön asukkaista, mikä auttaa taloyhtiötä mm. vesimaksujen perinnässä, ovenavauspalvelussa sekä saunavuoroja ja autopaikkoja jaettaessa.

Muutostiedot täydentävät asukasluetteloja
Taloyhtiö tai sen edustaja voi halutessaan tehdä maistraatin kanssa kirjallisen sopimuksen taloyhtiössä tapahtuvien muutostietojen toimituksesta. Muutostiedot toimitetaan sopimuksen mukaisin aikavälein esimerkiksi kerran kuussa tai pienemmissä taloyhtiöissä esimerkiksi joka neljäs kuukausi. Mikäli taloyhtiössä ei ole ollut muutoksia kyseisenä ajanjaksona ei toimitusta tapahdu eikä laskutusta suoriteta. Muutostietojen hinnat määräytyvät taloyhtiöiden huoneistojen kokonaislukumärän mukaan.

Yhteistyöllä tiedot ajan tasalle
Väestötietojen ylläpitäminen on tärkeä tehtävä, jolla on Suomessa pitkät perinteet alkaen jo 1550 luvulta. Maistraatin ylläpitämä väestötietojärjestelmä on yksi maamme perusrekistereistä.

Maistraatti tekee mielellään yhteistyötä taloyhtiöiden edustajien kanssa päivittääkseen väestötietojärjestelmään asukasluetteloissa mahdollisesti havaittuja puutteellisuuksia. Yhteistyö perustuu molemminpuoliseen tietojen vaihtoon ja hyötyyn.

Yleisimpiä puutteellisuuksia on ns. tupla-asumiset huoneistossa, jolloin edelliseltä asukkaalta on jäänyt tekemättä muuttoilmoitus maistraatille ja hänen tietonsa näkyvät vielä huoneistossa. Maistraatti päivittää tiedot ajantasaisiksi puutteellisuuden havaitsemisen jälkeen. Lisäksi huoneistotiedoissa saattaa olla epätarkkuuksia esimerkiksi pinta-alassa, jolloin korjaukset tehdään vastaamaan taloyhtiön yhtiöjärjestyksen tietoja.

Väestörekisterikeskuksen 2006 tekemän selvityksen mukaan 99 % väestötietojärjestelmän vakituisista osoitetiedoista oli paikkansapitäviä, mikä osoittaa tietojen olevan erittäin luotettavalla tasolla.

Tiedot samalla ilmoituksella Postille ja väestötietojärjestelmään
Vuoden 2001 alussa maistraatti ja Posti ottivat käyttöön yhteisen muuttoilmoituksen. Samalla lomakkeella tai puhelinsoitolla numeroon 0203 456 456 hoituu tieto niin väestötietojärjestelmään kuin Postillekin.

Uudet tiedot välittyvät väestötietojärjestelmästä automaattisesti viranomaisille mm. seurakuntiin, ajoneuvohallintoon, sotilasviranomaisille, Kelaan ja verohallintoon. Lisäksi monet eläkelaitokset, pankit, vakuutusyhtiöt, järjestöt, lehtitalot ja yritykset saavat uudet osoitetiedot suoraan väestötietojärjestelmästä.

Yksittäisen osoitetiedon voi tarkistaa nopeimmin Osoitepalvelusta (24h) puh. 06000 1000.

Tiedustelut:

Asukastietopalvelu

Hinnasto